Werk­verträge

Wartung medizinischer Geräte - Wartungs­verträge, Instand­haltung & Co: Was gibt es zu beachten

Beim Vollwartungsvertrag ist die Inspektion, Reparaturen, sowie Präventivmaßnahmen und Sicherheitschecks von medizinischen Geräten enthalten

Durch die zunehmende Modernisierung der Krankenhäuser kommt es immer häufiger zu Neuanschaffungen in den Kliniken, im Bereich der Haustechnik, genauso wie in der IT-Abteilung und der Medizintechnik. In der Medizintechnik, die wir hier näher betrachten wollen, gehen diese mit der Wartung und Instandhaltung der medizinischen Geräte einher. Als Folge des starken Preisdrucks unter den Herstellern, werden zwar einerseits die Geräte ständig günstiger, auf der anderen Seite holen sich die Unternehmen ihr Geld jedoch oft über die, mit dem Kauf verbundenen Serviceverträge wieder zurück. Deshalb gilt es für die verantwortlichen Einkäufer von medizinischen Geräten immer ein waches Auge beim Vertragsabschluss zu haben.

Welche Arten von Werkverträgen für medizinische Geräte gibt es?

Neben dem allgemeinen Risiko in die Kostenfalle zu tappen und richtig tief in die Tasche greifen zu müssen, ist es auch entscheidend, grundsätzlich den richtigen Vertrag zu wählen. Unter den vielen unterschiedlichen Serviceverträgen auf dem Markt, betrachten wir hier den klassischen Wartungs-/Instandhaltungsvertrag, den Pay-per-use und das Rundum-Sorglos-Paket genauer.

Wartungs-/Instandhaltungsverträge

Wartungsverträge sind eng kalkulierte Kontrakte, bei denen Kosten und Leistungen zuvor genau vereinbart und definiert werden. Sie bieten dem Krankenhaus eine gewisse Kostenstabilität und -transparenz und dem Industrieunternehmen eine gesicherte Einnahmequelle, solange die Reparaturen den vereinbarten Preis nicht übersteigen. Es ist für beide Seiten eine Risikokalkulation, da es ganz darauf ankommt, wie viele Maßnahmen während der Laufzeit anfallen, ob sich die Vereinbarungen eher für das Krankenhaus bzw. den Betreiber oder den Hersteller lohnt. Im Allgemeinen beinhalten Wartungsarbeiten oder auch Instandhaltungsmaßnahmen die Wahrung des Ist-Zustandes und die Retardierung des Abnutzungsverhaltens von Geräten und Apparaturen. Dafür können Arbeitsschritte wie Reinigungs- und Pflegearbeiten, Messungen und Überprüfung der Einstellungen sowie Justierungen, Eichungen, Schmierungen der Geräte oder Austausch von Verschleißteilen nötig sein. Es handelt sich also um präventive Maßnahmen.

Pay-per-use-Vertrag

Beim Pay-per-use-Konzept hingegen zahlt der Kunde nur tatsächlich durchgeführte Leistungen. Anwendung findet diese Vertragsart zum Beispiel im Bereich des Labors oder der MRT/CT. Vor allem kleinere Krankenhäuser verfügen oft nicht über eine eigene Laboreinheit und schicken Proben deshalb an externe Einrichtungen. In diesem Fall zahlt die Klinik dann einen festgelegten Preis pro Laborleistung. Ähnlich verhält es sich mit MRT- und CT-Bildern. Grundsätzlich gibt es auch die Möglichkeit, dass das Krankenhaus die medizintechnischen Geräte des Herstellers mit eigenem Personal nutzt und der Hersteller die einwandfreie Nutzung sicherstellen muss. Auch in diesem Fall erfolgt die Abrechnung pro Leistung. Besitzt das Krankenhaus keine eigene Radiologie, kommt es häufig vor, dass externe Fachärzte Klinikräume pachten und Bildmaterial auf Antrag erstellen. Hierfür zahlt das Krankenhaus dann einen Preis pro Bild, in dem alle Kosten, wie beispielsweise die Wartung der Geräte, mit inbegriffen sind. Abgerechnet wird auch hier jeweils pro erbrachter Leistung. Das bedeutet, im besten Fall spart das Krankenhaus dadurch eine Menge Geld, weil die notwendigen Investitionen und damit verbundene Folgekosten nicht getätigt werden müssen. 

Rundum-Sorglos-Paket

Ganz anders beim Rundum-Sorglos-Paket. Hier schließen Auftraggeber und Auftragnehmer einen Vollwartungsvertrag, der Inspektion, Reparaturen und häufig auch Präventivmaßnahmen sowie Sicherheitschecks beinhalten, quasi Wartung und Instandsetzung in einem. Das bedeutet, dass sich der Hersteller während der gesamten Vertragslaufzeit um alle anfallenden Prüf- und Instandsetzungsmaßnahmen kümmern muss. Das Krankenhaus kann sich so auf sein Kerngeschäft, die Patientenversorgung, konzentrieren und genießt den Vorteil, dass der Auftragnehmer die Verantwortung für die Betriebsfähigkeit des Gerätes trägt.

Wie ist ein Wartungsvertrag aufgebaut?

Der Aufbau eines Servicevertrages ist natürlich von Fall zu Fall etwas unterschiedlich. Gewisse Parameter sind aber allen im Grunde gleich. So wird zu Beginn jedes Kontraktes erst einmal der Vertragsgegenstand definiert und die jeweiligen Partner sowie die Laufzeit festgelegt. Im Anschluss sollten die Leistungen und die dafür veranschlagten Kosten genauestens dargestellt werden. Es muss hierbei zur Sicherheit beider Parteien darauf geachtet werden, dass Art und Umsetzung, Zahlungsziele, Ausnahmeregelungen und Sonderleistungen sowie andere wichtige Aspekte der Leistungserbringung ausführlich beschrieben werden, um Unklarheiten und Streitigkeiten im Nachhinein zu vermeiden. Ein besonders wichtiger Aspekt, gerade im Krankenhausmarkt, ist die Reaktionszeit der Auftragnehmer. So muss hierüber auch eine, für beide Seiten erfüllbare und tragbare Lösung gefunden werden. Ebenso muss geregelt sein, wie an Wochenend- und Feiertagen verfahren wird, denn der Klinikalltag kann darauf keine Rücksicht nehmen und vor allem lebenserhaltende Geräte müssen zwingend 365 Tage, rund um die Uhr betriebsbereit sein.

Vor- und Nachteile eines Servicevertrages

Vorteile Nachteile

Hersteller

  • regelmäßige Erlöse, sichere Aufträge und Kundenbindung

Hersteller

  • Gefahr von unkalkulierbar hohen Kosten
  • Übernahme von Betreiberpflichten

Krankenhaus

  • regelmäßige Wartung und Reparaturen der Geräte
  • transparente Kalkulation

Krankenhaus

  • Langfristige Bindung an einen einzelnen Dienstleister
  • Flexibilität in der Angebotswahl geht verloren

Auf was muss man bei der Erstellung eines Wartungsvertrags achten?

Beide Parteien müssen beim Aufsetzen des Wartungsvertrags bestimmte Aspekte besonders beachten. So gilt es für den Auftragnehmer die Kosten so zu kalkulieren, dass am Ende kein defizitäres Projekt entsteht, selbes Kalkulationsgeschick gilt auch für die Krankenhäuser, die ihre Kosten möglichst gering halten müssen. Von Seiten der Auftraggeber ist der Inkrafttretungs-Termin gut zu überlegen, sodass er nicht mit der Garantiephase kollidiert und die bestmögliche Serviceabdeckung sichergestellt wird. Hier gibt es verschiedene Herangehensweisen. Der Servicevertrag kann beispielsweise mit dem Ablauf der Garantieleistung zusammenfallen oder aber auch an die Kalenderquartale angepasst sein. So kann der Auftraggeber möglicherweise sogar ein wenig Zeit gewinnen.
Ein weiteres Thema, das bei den Verhandlungen nicht außer Acht gelassen werden darf, ist der aktuelle Innovationsstand des Gerätes. Wird eine Anlage kurz vor Veröffentlichung eines neuen Modells eingekauft, muss geklärt werden bis zu welchem Zeitpunkt der Anbieter noch für Ersatzteil-Lieferungen garantiert, sodass eruiert werden kann, ob sich der Kauf des auslaufenden Gerätes für das Krankenhaus überhaupt noch lohnt oder doch lieber auf die Neuerscheinung gesetzt werden sollte. Eine kontinuierliche Wartung und Pflege der medizintechnischen Geräte trägt maßgeblich zur Lebensdauer bei. Auch Geräte, die eine betriebliche Nutzungsdauer von beispielsweise sechs Jahren haben (AfA), können bei entsprechender Wartung darüber hinaus genutzt werden. Somit verringert sich der Investitionsaufwand, da Neuanschaffungen seltener notwendig werden.
Bezüglich der täglichen Nutzung ist zu beachten, dass zwischen der vorgesehenen Betriebslaufzeit durch die Industrie, die sich auf einen 8-Stunden-Arbeitstag und eine 5-Tage-Woche stützt, und der tatsächlich vorgesehenen 24/7-Laufzeit im Krankenhaus, ein gewisser Interessenkonflikt herrscht. Dieser Punkt muss bei Vertragsabschluss und den damit verbundenen Wartungsvereinbarungen mit einbezogen werden, da bei überhöhter Nutzungslast die Intervalle der Prüfung und Instandhaltung kürzer gesetzt werden müssen, um etwaige Schäden und Abnutzungserscheinungen frühzeitig zu erkennen und beheben zu können.

Unterscheidung von Inspektion, Wartung und Instandsetzung

Vertragsart Inhalte
Inspektion (Prüfungen)
  • präventive technische Kontrolle
  • Austausch von Verschleißteilen
Wartung
  • präventive Maßnahmen zur Erhaltung des Ist-Zustandes
  • Austausch von Verschleißteile, Schmiermitteln oder Dichtungen
Instandsetzung
  • Maßnahmen zur Wiederherstellung eines Soll-Zustandes des Gerätes
  • Austausch defekter Teile oder Einstellungskorrekturen

Aus der Tabelle wird klar, dass es verschiedene Schritte bei der Instandhaltung von Geräten gibt. Zunächst wird nur überprüft und vorgesorgt, in späteren Etappen werden dann jedoch intensivere Maßnahmen, wie beispielsweise Reparaturen oder Einstellungsänderungen vorgenommen, um die Geräte betriebsfähig zu halten und den Wertverlust zu bremsen. Die Investitionen machen sich aber in den meisten Fällen bezahlt, denn sie führen zu einer längeren Lebensdauer der Geräte und verhindern somit außerplanmäßige Neu- oder Ersatzbeschaffungen.

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Tanja Heiß, Leitung Marketing und Vertrieb / Mitglied der Geschäftsleitung

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