Systempartnerschaft für Krankenhäuser

Die Anforderungen an Kliniken werden immer umfangreicher - und in gleichem Maße wird es problematischer, ihnen gerecht zu werden. In der Medizintechnik ist es möglich auf unterschiedliche Bewirtschaftungssysteme zurückzugreifen, um die Bewirtschaftung intelligent und smart abzuwickeln. Dabei stehen wirtschaftliche und qualitative Verbesserungen im Fokus ebenso wie die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Je nach strategischer Ausrichtung des Krankenhauses, bietet eine von insgesamt fünf unterschiedlichen Industriepartnerschaft die optimalen Voraussetzungen. Für einen besseren Überblick stellen wir in unserer 5-teiligen Serie die Partnerschaften gegenüber, angefangen mit der Systempartnerschaft.

Allgemein gesagt, ist eine Systempartnerschaft ein Vertragsverhältnis zwischen Krankenhaus und Industriepartner. Das Prinzip einer Systempartnerschaft ist die Aufgabenteilung auf zwei Parteien für qualitativ verbesserte wie effektiver und effizienter durchgeführte Prozesse.

Dieses Ergebnis wird erreicht, indem der Systempartner bestehende Wartungs- und Serviceverträge gebündelt übernimmt und nach einer durch das Krankenhaus definierten Leistungsbeschreibung für einen Zeitraum von vier bis fünf Jahren abwickelt. Durch eine Schnittstellenliste und definierte Service-Level-Agreements gibt es eine klare Aufgabenteilung zwischen den hauseigenen Medizintechnikern und dem Industriepartner. Durch diese Bündelung werden die Prozesse für das Krankenhaus vereinfacht, der bürokratische Aufwand verringert und nicht zuletzt auch Skaleneffekte erzielt. Weiterhin steht der Partner in beratender Funktion zur Verfügung beispielsweise bei Investitionen in den medizintechnischen Gerätepark.

Zur Folge hat diese Konstellation, dass die Fachkräfte der betreffenden Klinik ihre Arbeitszeit weniger auf operative Aufgaben konzentrieren, sondern auf die Steuerung des Systempartners. Der Fokus auf das Kerngeschäft sorgt für zusätzliche Ressourcen für die Investitionsplanung oder die strategische Weiterentwicklung der Medizintechnik.

Durch die Erlössituation im Krankenhaus ist es immer wichtiger Potentiale im Sachkostenbereich zu heben. Dabei stehen die Sekundärbereiche besonders im Fokus. Darüber hinaus ist die Medizintechnik durch die gesetzlichen Vorgaben streng reguliert und unter besonderer Beobachtung durch regelmäßige Begehungen der Bezirksregierung, da die Patientensicherheit sichergestellt sein muss. Damit sich das pflegerische und medizinische Personal besser auf die Versorgung der Patienten konzentrieren kann, muss eine hohe Geräteverfügbarkeit gewährleistet sein. Exzellente Prozesse bei der Beschaffung, Störmeldung oder auch Geräteausmusterung sind dabei Pflichtprogramm, ebenso wie die Geräteeinweisung inkl. Dokumentation. Ein fast unmögliches Unterfangen für Krankenhäuser und das wo bereits über 30 % der Akutkliniken in Deutschland defizitär sind.

Mittels einer Systempartnerschaft kann dem entgegen gesteuert werden. Aufwendige Prozesse werden seitens der Partners standardisiert durchgeführt, beispielsweise durch ein Störmeldemodul. Dadurch sparen die Mitarbeiter nicht nur Zeit, sondern die Prozessqualität und die Verfügbarkeit der Geräte wird gesteigert.

Schwer zu kalkulierende Kosten, wie durch unsachgemäße Handhabung, werden im Werkvertrag inkl. Leistungsbeschreibung klar geregelt und sorgen so für Transparenz und bessere Planbarkeit. Auch kann ein Teil der Betreiberpflichten auf den Systempartner übertragen werden.

Folgende Leistungen kann der Systempartner betreuen:

• Bewirtschaftung und Instandhaltung medizintechnischer Geräte
• Informationstechnische Verwaltung und Unterstützung bei Dokumentationen
• Planung und Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen mit geringen Ausfallzeiten
• Unterstützung bei der Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben wie z. B. Einweisungsdokumentation
• u. v. m.

Eine Systempartnerschaft ist grundsätzlich für jedes Krankenhaus sinnvoll, das ein Geräteparkvolumen ab ca. EUR 6.000.000,00 brutto bewirtschaften muss und keinen außerordentlichen Anspruch an den technologischen Standard der medizintechnischen Geräte stellt. Im Fokus liegt also eine systemische Abwicklung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, die kostenschonend und nach gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden.

Was hält Kliniken davon ab, eine Systempartnerschaft einzugehen? Meist schrecken sie vor dem Vergabeverfahren, dem unbekannten Terrain der Partnerschaften oder mangelndem Vertrauen in den potentiellen Partner zurück. Dabei verzichten sie auf sechsstellige Einsparungen im Sachkostenbereich sowie weitere Vorteile:

1. Kostensicherheit durch Wartung der Geräte seitens des Systempartners
   Kosten für Wartung wie Ersatz des Geräteparks sind größtenteils unberechenbar. Übernimmt ein Systempartner die Bewirtschaftung der Medizintechnik, werden diese für die nächsten vier bis fünf Jahre konstant planbar und böse Überraschungen vermieden.
   
   
2. Innovationsstaus vorbeugen
   Innovationsstaus werden vorgebeugt, indem in medizintechnische Geräte nur noch nach Bedarfslage investiert werden muss. Eine transparente Aussage erfolgt durch regelmäßige Reportings und Auswertungen im Rahmen der Systempartnerschaft.
   
   
3. Standardisierung von Prozessen
   Systempartner kennen und können ihre Aufgaben. Durch dieses Wissen standardisieren und optimieren sie bestehende Prozesse, um unnötige Wege zu vermeiden und Fehlerquellen zu minimieren. Ziel ist es, eine möglichst hohe Verfügbarkeit der medizintechnischen Geräte zu gewährleisten.
   
   
4. Fachliches Knowhow
   Wird dem Systempartner der Geräteparks anvertraut, kann die Klinik von seinem technischen, methodischen und betriebswirtschaftlichen Knowhow profitieren. Ein Mehrwert bei der strategischen Ausrichtung und künftigen Investitionen.
   
   
5. Entlastung des Personals und Konzentration auf das Kerngeschäft
   Das medizintechnische Personal kann im Rahmen der Systempartnerschaft Aufgaben abgeben und sich auf seine eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren. Das Prinzip ist simpel: Statt viele Aufgaben mit Qualitätseinbußen auszuführen, können nun wichtige Kerntätigkeiten konzentriert durchgeführt, weiterentwickelt wie verbessert werden. Es profitieren Patienten, Fachkräfte und die Klinik selbst.
   
   
6. Verbesserung von Leistungen durch Teilen von Erfahrungen
   Systempartner bringen Erfahrungen aus anderen Kliniken mit – wertvolle Benchmarks und Best Practises für die Optimierung der Bewirtschaftung.
   
   
7. Einsparung von Kosten
   Kosten für Wartung und Instandhaltung des Geräteparks reduzieren sich durch die gebündelte Vergabe des Gesamtvolumens. Weiterhin stellen sich Kosteneinsparungen durch Standardisierung von Prozessen ein, die zuvor viel Zeit in Anspruch genommen hatten.

Nicht, wenn sämtliche Rechten und Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer im Vorfeld der Partnerschaft in einem gemeinsamen Werkvertrag klar geregelt sind. Formulierungen wie „kleinere Instandhaltungsmaßnahmen“ müssen klar und konkret definiert werden und dürfen keinen Interpretationsspielraum zulassen. Die Vergabe einer Systempartnerschaft erfolgt für öffentliche Träger über eine EU-weite Ausschreibung inzwischen verpflichtend per eVergabe. Ein detailliert ausgearbeiteter Kriterienkatalog sorgt von Anfang an für Transparenz im Verfahren bei den Bietern und für eine gute Vergleichbarkeit der künftigen Angebote für den Auftraggeber.

Dass Krankenhäuser von Systempartnerschaften maßgeblich profitieren, bestätigen die Kliniken Maria Hilf in Mönchengladbach. Seit 2013 bewirtschaftet deren Systempartner sämtliche medizintechnischen Geräte - mit folgendem Ergebnis:

• Transparente Kostenübersicht durch regelmäßige Reportings
• Reduktion der Sachkosten um mehr als EUR 600.000,00 brutto pro Jahr
• Entlastung der Medizintechniker im Tagesgeschäfts
• Teilweise Verlagerung der Betreiberpflichten
• Kompensation nichtlinearer Kosten

Mehr über diese Erfolgsgeschichte, erfahren Sie hier: