Organisations­handbuch

In Ihrer Einrichtung, ob Krankenhaus, Medizintechnik oder Pflegeeinrichtung, fallen täglich zahlreiche Aufgaben an, die bearbeitet und umgesetzt werden müssen. Dabei gilt es sich an umfangreiche Vorschriften und Gesetzesgrundlagen zu halten. Um diese Richtlinien für den gesamten Betrieb zu vereinheitlichen und allen Beteiligten zugänglich zu machen, ist die Erstellung eines Organisationshandbuches (nachfolgend OHB genannt) von großem Vorteil. Wir zeigen Ihnen hier warum wir ein solches OHB empfehlen, was es beinhaltet und wie es richtig eingesetzt, zur Optimierung Ihrer Betriebsabläufe beiträgt. Hierzu beleuchten wir einige wichtige Fragen:

• Wofür wird ein Organisationshandbuch in der Medizintechnik benötigt?

  Für die Medizintechnik gibt es, wie für die meisten anderen Bereiche in Krankenhaus und Pflege, zahlreiche gesetzliche Vorgaben, Hygienevorschriften, aber auch interne Abstimmungen über Arbeitsprozesse, -abläufe und Schnittstellen. Um diese äußeren Faktoren auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und allen Beteiligten zugänglich zu machen, ist ein Organisationshandbuch unverzichtbar. Es enthält die Zusammenfassung aller betrieblichen Regelungen, definiert Verantwortlichkeiten und Aufgaben, legt Prozesse, Abläufe und Schnittstellen fest und enthält die wichtigsten Formulare, Verfahren, Richtlinien und Anweisungen.

• Welche Aspekte sollte das Organisationshandbuch umfassen?

  Grundlage des Organisationshandbuches ist zunächst die Fixierung gesetzter Ziele. Was möchten Sie in den kommenden zwölf Monaten oder in einer von Ihnen festgelegten Periode ändern, optimieren oder einführen? Auf dieser Basis baut dann die Aufstellung und Beschreibung der Organisationsstruktur des betreffenden Betriebes auf - in diesem konkreten Fall der medizintechnischen Abteilung eines Krankenhauses oder ein Medizintechnikhersteller. Welche Verantwortungen sind wie vergeben? Wie laufen die Arbeitsprozesse ineinander? Wer ist für das Qualitätsmanagement zuständig? - und weitere Punkte, die den Aufbau betreffen, sind hier festgehalten, um die Abläufe und Schnittstellen für alle einsehbar und nachvollziehbar zu machen. Als weiteren wichtigen Aspekt umfasst ein Organisationshandbuch alle Rechtsgrundlagen, nach denen die jeweilige medizintechnische Abteilung arbeitet. Hier sind beispielsweise Normen und Sonderrichtlinien zu nennen, die spezifisch für den Bereich der Medizintechnik gelten. Arbeitscharakteristische und branchengängige Begrifflichkeiten sollten gleichermaßen in einem OHB geklärt und definiert werden, wie Vorgehensweisen bei der Arbeit mit Sterilgütern oder Organisationsabläufe, um Problemen vorzubeugen und neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern.
  Wichtig für die Entlastung der Administration und die Einsparung von zeitlichen Ressourcen ist die Erstellung eines Dokumenten-Portfolios, in dem alle wichtigen und häufig benötigten Formulare und Checklisten zusammengestellt werden und somit den zuständigen Mitarbeitern und Verantwortlichen jederzeit zur Verfügung stehen.
  Ein OHB ist ein dynamisches Dokument, das ständig aktualisiert, ergänzt und auf seine Richtigkeit überprüft werden muss. Diese Änderungen werden in einem Änderungsprotokoll dokumentiert um den Stand der Inhalte nachvollziehbar zu machen.

• Wer erstellt ein solches Organisationshandbuch und wer benutzt es?

  Das OHB wird vom zuständigen Abteilungsleiter oder dem Leiter des Qualitätsmanagements erstellt. Die Inhalte sollten allerdings zuvor mit allen Verantwortlichen des betroffenen Bereiches abgestimmt werden. Das Handbuch dient abteilungsübergreifend zur Vereinheitlichung und Dokumentation der betrieblichen Organisationsstruktur und ist von der Führungsebene über die Mitarbeiter von allen Beteiligten gleichermaßen zu beachten und einzuhalten.

• Warum ist es für ein Krankenhaus so wichtig ein Organisationshandbuch zu besitzen?

  Ein Krankenhaus beschäftigt eine Vielzahl von Menschen, die idealerweise alle nach den selben Mustern arbeiten sollten, um reibungslose Arbeitsabläufe zu garantieren, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu gewährleisten und die Abnutzungserscheinungen an Geräten und Ausstattung zu minimieren. Daher ist es sehr wichtig genau diese Parameter in einem Organisationshandbuch zu dokumentieren. Neben dem Einhalten von Vorgaben und Richtlinien stehen aber auch die wirtschaftliche Erhaltung des Geräteparks und der Einrichtung sowie der optimale Einsatz personeller, betrieblicher und wirtschaftlicher Ressourcen zur Gewährleistung und Erhaltung einer optimalen Krankenversorgung im Fokus.

Es zeigt sich also, dass die Erstellung eines Organisationshandbuches einen großen Mehrwert für Ihren Arbeitsalltag mit sich bringt und Ressourcen in der Organisation und Verwaltung, aber auch in der Pflege einspart, die nun in anderen Bereichen gewinnbringend eingesetzt werden können.
Um einen Überblick über das Thema zu gewinnen, haben wir Ihnen ein Whitepaper mit den wichtigsten Informationen und Tipps zusammengestellt. Dieses können Sie, unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse direkt hier anfordern.

Sie haben weitere Fragen, oder wünschen Unterstützung beim Aufsetzen eines Organisationshandbuches für Ihren Betrieb? Hierfür stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat jederzeit zur Verfügung.