OP-Management

Für reibungslose Abläufe von der Aufnahme bis zum Aufwachraum

Was ein gutes OP-Management ist und welche Anforderungen an ein gutes OP-Managment gibt es? Diese Fragen werden in diesem Blogbeitrag beantwortet

Der OP-Bereich bildet im Krankenhaus die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Fachbereichen. Er wird von Unfallchirurgen gleichermaßen frequentiert, wie von Herzspezialisten oder Anästhesisten. Deshalb, und aufgrund der hohen Kostenintensität von Operationen, ist es sehr wichtig, diesen Bereich des Krankenhauses besonders gut durchzuplanen, um ökonomische Lösungen sicher zu stellen. Große Krankenhäuser benötigen hierfür einen OP-Manager oder ein ganzes OP-Management-Team. Bei kleineren OP-Einheiten reicht oft ein interner oder teilzeitbeschäftigter Mitarbeiter aus, ab ca. sechs regelmäßig belegten Operationssälen sollte jedoch eine Vollzeitkraft engagiert werden, die sich ausschließlich mit dem OP-Management befasst.

Was ist OP-Management?

Unter OP-Management versteht man die ökonomische Organisation der vier Operations-Ressourcen Raum, Zeit, Personal und Material. Bei der Vorplanung von medizinischen Eingriffen, sollte deshalb mit Hilfe zuvor erfasster Daten, wie durchschnittlicher Operationszeiten, Arbeitszeiten der verschiedenen Personalgruppen am Patienten oder dem durchschnittlichen Materialbedarf ein Zeit-Kosten-Plan erstellt werden, auf Grundlage dessen die OP-Auslastung organisiert wird. Bedingt der Tatsache, dass die Patientenzufriedenheit so durch reduzierte Wartezeiten erheblich gesteigert werden kann, gilt das OP-Management auch als verstecktes Marketinginstrument für Krankenhäuser. In Zeiten eines eng sitzenden DRG-System-Korsetts, wird es für die Krankenhäuser immer essenzieller an geeigneten Stellen Kosten einzusparen um ihre Bilanzen in Waage zu halten.

Was sind die Anforderungen an ein gutes OP-Management?

Für eine gutes und wirtschaftliches OP-Management ist es sinnvoll alle beteiligten Personen in die Planung mit einzubeziehen. Ärzte, Schwestern und anderes Operationspersonal sollten in Entscheidungen und Lösungsfindungen mit einbezogen werden. Bei der Organisation dürfen nicht nur wirtschaftliche Zwecke im Fokus stehen, sondern es sollten auch die Belange und Anliegen der zuständigen Ärzte und des Fachpersonals mit berücksichtigt werden, um ein umfassendes Konzept erstellen zu können. Folgende Punkte sind hierbei besonders zu beachten:

  • eine gleichmäßige Auslastung der OP-Säle
  • die Entzerrung von Arbeitsspitzen
  • die bedarfsgerechte Verteilung von Kapital
  • Pünktlichkeit bei der Einhaltung der OP-Zeiten
  • kürzere Übergangszeiten (Naht-Schnitt-Zeiten)
  • die Reduzierung von Warte- und Leerlaufzeiten
  • die flexible Nutzung der OP-Säle

All diese Faktoren gilt es so zu strukturieren, dass bei gleichzeitiger Zufriedenheit aller Beteiligter ein möglichst gewinnbringendes Ergebnis für das Krankenhaus entsteht.

Wie kann das OP-Management optimiert werden?

Eine Optimierung des OP-Managements ist jederzeit möglich. Das liegt schon in der Natur der Sache. Denn wer managt, der optimiert auch stetig und so sollte er auch seine eigene Arbeit immer wieder reflektieren und verbessern. Meist planen Krankenhäuser ihre OPs intern, solange die Auslastung noch verhältnismäßig gering ist. Aber dies kann schnell zu Problemen führen, da der organisierende Arzt oft selbst noch in den OP-Alltag eingebunden ist und so in einen Zwiespalt zwischen Organisation und Umsetzung geraten kann. Deshalb ist es für ein reibungsloses OP-Management sinnvoll, einen externen Organisationsleiter zu beschäftigen oder sich intern Verstärkung für diesen Posten zu holen.
Auch innerhalb des OPs selbst bleibt Raum für Optimierungsmaßnahmen. So werden immer häufiger Hybrid-OPs eingesetzt, um den Ärzten einen umfangreichen Überblick der Sachlage, auch während des OP-Vorgangs zu bieten und so das Behandlungsergebnis nachhaltig zu verbessern.

Hybrid-OP

Unter Hybrid-OPs versteht man Operationssäle, die neben den gängigen Opertionsintrumentarien zusätzlich mit bildgebender Technik ausgestattet sind. Dies ermöglicht es den Ärzten während des Operationsvorgangs jederzeit auf vorhanden Röntgenbilder oder Ähnliches zuzugreifen, um so akut zu reagieren und Vorher-Nachher-Vergleiche durchführen zu können.

Welche Weiterbildungsmaßnahmen zum OP-Manager gibt es?

Die Aus- oder Weiterbildung zum OP-Manager kann voll- oder teilzeit neben dem Beruf geschehen. Voraussetzung ist eine gewisse medizinische Vorbildung, am besten eine Facharztausbildung oder im Falle von Pflegepersonal, ergänzende Berufserfahrung im OP-Bereich. Zur Ausbildung gehören neben den Grundlagen der OP-Organisation auch das Erlernen der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Formen sowie elementare Aspekte aus dem Gebiet der Personalführung. All diese Faktoren gemeinsam, formen einen gut ausgebildeten OP-Manager.

Welche Anforderungen werden an einen OP-Manager gestellt?

Grob gesagt, kümmert sich ein OP-Manager um den reibungslosen Ablauf des Operations-Alltags. Deshalb ist es von Vorteil, wenn die betreffende Person selbst aus der Medizin kommt, zum Beispiel ausgebildeter Arzt oder OP-Fachpersonal ist. Seine Aufgabe besteht darin, dafür zu sorgen, dass Patienten zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und vom richtigen medizinischen Personal betreut und behandelt werden. Daneben kümmert er sich um eine angemessene Auslastung der OP-Räume, die Einteilung des Personals sowie des benötigten Materials. Neben der reinen Organisation gehören zu seinen Aufgaben jedoch auch die Dokumentation der Abläufe und Ressourcen zur späteren Kostenabrechnung, die Abstimmung von Wartungs- und Instandhaltungsterminen und die Kontrolle der Einhaltung von Sicherheits- und Hygienestandards sowie die Vorausplanung für eventuelle Operationsfolgen. Neben all diesen Anforderungen ist er ebenfalls, gemeinsam mit der OP-Leitung, Teamleiter. Ein guter OP-Manager sollte belastbar, zuverlässig und gewissenhaft sein, über logisches Denkvermögen und ein ausgezeichnetes Organisationstalent verfügen. Außerdem dürfen ihm eine gewisse Empathie und die Fähigkeit mit Menschen umzugehen und zu kommunizieren nicht fehlen. 

Lohnt sich die Investition in die Weiterbildung zum OP-Manager für das Krankenhaus?

Diese Frage ist ganz klar mit Ja zu beantworten.
Natürlich ist die Aus- oder Weiterbildung eines OP-Angestellten oder Arztes zum OP-Manager zunächst mit Kosten um die 5000 - 10.000 EUR für das Krankenhaus verbunden, diese holt eine effizient organisierte OP-Planung aber schnell wieder raus. Angenommen es entstehen insgesamt im Durchschitt pro Tag 3 Stunden an Leerlauf- oder Wartezeiten, aufgrund von Fehlplanungen oder Verspätungen, die sich auf ca. 600-900 EUR/Std. belaufen, dann erzeugt dies Kosten von knapp 9000-13.500 EUR pro Woche. Können diese Negativzeiten durch ein optimierendes OP-Management um die Hälfte reduziert werden, so verringern sich auch die Kosten in diesem Fall proportional dazu. Die Investition in eine Weiterbildung eines medizinischen Mitarbeiters zum OP-Manager, würde sich also für das Krankenhaus schon nach kürzester Zeit lohnen, was zukünftig weiter hohe Kosteneinsparungen mit sich bringt sowie die Negativzeiten signifikant reduziert.

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Tanja Heiß, Leitung Marketing und Vertrieb / Mitglied der Geschäftsleitung

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