Facility Management im Krankenhaus

Effizienz steigern und Kosten sparen

Was sind die Kernkompetenzen eines Krankenhauses?

Die Hauptaufgaben eines Krankenhauses liegen klar auf der Hand: die medizinische Behandlung sowie die Pflege von Patienten. Daneben fallen zahlreiche weitere Aufgaben wie die Speisenversorgung, Hygiene oder Infrastruktur an, die zwar nur peripher mit diesem Bereich zu tun haben, ohne die der Krankenhausbetrieb aber nicht lebensfähig wäre. Diese Faktoren beeinflussen zudem stark die Wahrnehmung eines Krankenhauses durch Patienten und erweitern ihre Bedeutung als Marketingfaktor für das Krankenhaus.

Primäre Prozesse

Sekundäre Prozesse

Tertiäre Prozesse

  • medizinische und pflegerische Behandlung von Patienten
  • alle nichtmedizinischen und nichtpflegerischen Dienstleistungen, die mit diesen aber enge Berührungspunkte in den Bereichen Diagnostik, Therapie oder Medizintechnik haben
  • infrastrukturelle, technische und kaufmännische Aufgaben des Gebäudemanagements
  • Konzentration auf Kernkompetenzen
  • Facility Management : Diese Aufgaben können an externe Systempartner vergeben werden.

Das Krankenhaus als effizient wirtschaftender Betrieb

Im Gesundheitswesen hat sich seit den 1990er Jahren ein Strukturwandel vollzogen. Das Krankenhaus hat sich von einem Ort des schonenden Kurierens zu einem Unternehmen der freien Wirtschaft mit einem klar definierten Versorgungsauftrag entwickelt, dessen Funktionieren auf Effizienz basiert. Gesundheitsreformen, gesetzliche Regulierungen, steigende Sicherheits- und Qualitätsanforderungen sowie ein wachsendes Anspruchsdenken in der Gesellschaft haben diese Entwicklung mitgetragen. Neben der optimalen Patientenversorgung steht die Herausforderung, kosteneffizient zu arbeiten. Dabei gilt es Einsparpotenziale zu generieren, ohne Qualitätseinbußen bei der Patientenbehandlung zu riskieren.

Kostennachweis der Krankenhäuser 2015

Facility Management im Krankenhaus
Kostennachweis der Krankenhäuser 2015 [Statistisches Bundesamt 2017]; aus: Martin Schröter: Facility Management im Krankenhaus, 2017

Besondere Anforderungen an das Facility Management im Krankenhaus

Ziel des Facility Managements, also des professionellen Gebäude- und Betriebsmanagements, ist die Optimierung der betrieblichen Infrastruktur (Lebenszyklen baulicher Anlagen, Wegeführung im Krankenhaus, Prozesse und Ablauforganisation, Technisches Risikomanagement).

Eine Ausführliche Definition von FM finden Sie unter: http://www.gefma.de/definition.htm

An Krankenhäuser werden in den Bereichen Verfügbarkeit, Sicherheit und Hygiene besondere Anforderungen gestellt. Die Standards werden immer höher und die einzelnen Strukturbereiche komplexer. Die Abläufe in den verschiedenen Bereichen sowie in deren Verzahnung müssen reibungslos funktionieren. Das entsprechende Know-How hierfür bereitzustellen, die einzelnen Bereiche zu verwalten und die hohen Betriebskosten zu tragen ist kaum mehr möglich und den Krankenhäusern bleibt kaum Spielraum für die anfallenden Sekundärleistungen. Die Konsequenz ist das Outsourcing einzelner Bereiche, denn die Einsparung von Ressourcen in diesen peripheren Leistungssegmenten kommt den Primärleistungen zugute.

Outsourcing des Facility Managements an externe Systempartner generiert Einsparpotential

So werden mit der Entscheidung, sekundäre und tertiäre Aufgabenbereiche an externe Systempartner auszulagern, zwei Ziele verfolgt: die wirtschaftliche Optimierung und die Qualitätssteigerung. Meist steht dabei nicht die Frage im Raum, ob Geschäftsbereiche outgesourct werden, sondern welche und wie viele. Entgegen der weitverbreiteten Skepsis gegenüber diesem Vorgehen, steht die Tatsache, dass oft schon einzelne Bereiche außerhalb angesiedelt sind; man denke nur an die Gebäudereinigung oder Haus- und Betriebstechnik. Optimalerweise fließen die ausgelagerten Bereiche wiederum bei einem einzelnen externen Systempartner zusammen, was die Anzahl der Kreditoren um mehr als 90% reduziert und den Buchführungsprozess immens erleichtert. Mit den richtigen Systempartnern, die alle Abläufe in der Gesundheitsversorgung sowie deren Zusammenhänge verstehen und auf Basis von Risiko- und Kostenteilung mit den Kliniken kooperieren, werden Kosten und Ressourcen gespart und der Workflow nachweislich verbessert.

Vorteile beim Outsourcing

  • Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Risikoverteilung
  • Kosten- und Leistungsoptimierung
  • Verbesserung von Prozessen
  • Garantierte Einhaltung von Gesetzesvorschriften
  • höhere Qualität
  • Verlagerung der Betreiberpflichten

Beispiel Patientenverpflegung - Make or Buy

Die Speisenversorgung trägt maßgeblich zur Patientenzufriedenheit bei. Dabei stehen optimierte Verfahren der klassischen cook&serve-Methode, bei der die Speisen täglich frisch im Haus zubereitet werden, gegenüber. So zum Beispiel cook&chill, cook&freeze, Sous-vide. Folgende Aspekte zeigen die Notwendigkeit einer alternativen Variante. Die wirtschaftliche standortübergreifende Speisenversorgung aus einer zentralen Produktions- und Verteilungsstätte bedarf zur Einhaltung der gesetzlichen und hygienischen Vorgaben des Einsatzes spezieller Produktions- und Verteilungssysteme. Das klassische cook&serve-System kann diese Anforderungen, insbesondere hinsichtlich der gesetzlich Festlegungen auf die Verzehrtemperatur am Patientenbett von mindestens 68°C nicht garantieren.

Vorteile der externen Speisenversorgung

  • Überhöhte Personalkosten bei der Eigenleistung (Historie: langfristige Arbeitsverträge)  
  • Planbarkeit der Speisenversorgung ist langfristig  
  • Keine hohen Entsorgungskosten (Haltbarkeit der Lebensmittel)  
  • Hohe Flexibilität in der Menüerfassung  
  • Optik der Komponenten kann immer gewährleistet werden (sonst teilweise zerkocht)
  • Gesetzeskonformität kann eingehalten werden (sonst Temperaturprobleme)
  • Menüauswahl ist kaum beschränkt  
  • Verantwortung für HACCP-Richtlinie wird ausgelagert

 

Vorbeugung gegen Probleme beim Outsourcing mit dem Werkvertrag

Wenn die Entscheidung über die Inanspruchnahme der Leistung durch Dritte gefallen ist, geht es darum, in einer Schnittstellenliste die Verteilung der Aufgaben festzulegen und so einen Überblick darüber zu erhalten, welche Bereiche gegenwärtig intern und welche bereits extern ausgeführt werden und welche zukünftig ausgelagert werden sollen. Im Folgenden ist eine genaue Leistungsbeschreibung aufzusetzen, die anschließend auch als Grundlage für den Werkvertrag dient. Dieser enthält eine Aufstellung aller Anforderungen, die der Auftraggeber an den zukünftigen Systempartner stellt. Alle wichtigen Vereinbarungen werden hier festgehalten, die gegenseitigen Rechte und Pflichten und die Haftungsfrage innerhalb der Laufzeit werden geregelt. Da es immer Berührungspunkte und Schnittstellen gibt, sollte nicht die strikte Trennung von Primär- und Peripherprozessen angestrebt werden, sondern eine genau abgestimmte und eng verzahnte Leistungsverteilung erfolgen.

Das Outsourcing des Facility Managements ist einer von mehreren Bereichen, in denen Einsparpotential steckt. Um zu eruieren, wo eine Auslagerung an externe Systempartner sinnvoll ist, wird zunächst eine Bestandsaufnahme gemacht und dann gemeinsam ein Optimierungskonzept erarbeitet. Kommt es zu einer Leistungsvergabe an einen Systempartner stehen wir beratend zur Seite und bringen unsere Expertise unter anderem auf der Suche nach geeigneten Partnern, bei Rechtsfragen, im Bieter-Verfahren oder dem Werkvertrag ein. Anschließend unterstützen wir bei der Umsetzung der Maßnahmen und der kontinuierlichen Qualitätskontrolle.

Sie haben Interesse an der Optimierung Ihrer Kostenstruktur oder wünschen eine unverbindliche Beratung?

Rufen Sie uns unter der +49 69 / 7079816-13 an und vereinbaren Sie direkt einen Beratungstermin.

Tanja Heiß, Leitung Marketing und Vertrieb

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