Status eVergabe: Elektronische Vergabeverfahren für Krankenhäuser

Waren bis vor kurzem noch EU-Vergabeverfahren in Papierform möglich, gilt seit Oktober 2018 im Oberschwellenbereich eVergabe-Pflicht. Erfahren Sie mehr zum aktuellen Status und welche Kosten, aber auch Vorteile Sie erwarten.

eVergabe steht für elektronische Vergabe. Unter dieser Bezeichnung werden Ausschreibungen öffentlicher Aufträge im Bereich Bauleistungen, Liefer- und Dienstleistungen, etc., elektronisch bekannt gegeben, bereitgestellt und verwaltet. Dabei werden Angebote und Zuschläge rein elektronisch veröffentlicht.

Während des gesamten Verfahrens kommunizieren Auftraggeber und Bieter ausschließlich elektronisch. Das verwendete System muss zugänglich und kompatibel mit allgemein gültigen Kommunikationstechnologien sein.

Das elektronische Verfahren spart nicht nur bei EU-Ausschreibungen Zeit und Geld (Übermittlung der Aufträge wie Angebote, Drucken der Unterlagen, Platz für Akten), sondern bringt das Verfahren auch noch auf ein standardisiertes Niveau, von dem alle Beteiligten profitieren können.

Vor abgelaufener Frist konnten Auftraggeber trotz vollelektronischen Verfahrens Teilnahmeanträge und Angebote von Ausschreibungen noch postalisch anfordern. Nun gilt seit dem 18. Oktober 2018 eVergabe-Pflicht für alle EU-Ausschreibungen im Oberschwellenbereich. So muss in diesem Bereich jegliche Kommunikation - Bekanntmachung, Angebotsübermittlung, Zuschlag - elektronisch erfolgen. Als Auftraggeber müssen Sie jedoch nicht die Angebote elektronisch verarbeiten oder diese elektronisch prüfen oder werten.

Zum Oberschwellenbereich gehören Aufträge der folgenden Größenordnung:

• Liefer- und Dienstleistungsaufträge: EUR 221.000,00
• Bauleistungen: EUR 5.548.000,00

Seit April 2016 müssen Ausschreibungen bereits elektronisch erstellt und bekannt gemacht sowie sämtliche Dokumente online zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen nationaler Ausschreibungen ist seit Oktober 2018 die eVergabe und somit die elektronische Kommunikation noch freiwillig. Seit dem 1. Januar 2019 müssen Angebote für Dienstleistungsaufträge in elektronischer Form angenommen werden. Ab dem 1. Januar 2020 ist auch für Liefer- und Dienstleistungsaufträge auf nationaler Ebene die eVergabe Pflicht.

1. Nationale Bauvergaben
   Werden nationale Bauvergaben ausgeschrieben, dürfen Sie als Auftraggeber entscheiden, ob Sie schriftliche Angebote entgegennehmen oder nicht.
   
   
2. Ausschreibungswert von EUR 25.000,00
   Liegt der Wert der Ausschreibung unter EUR 25.000,00 ist die eVergabe-Pflicht außer Kraft gesetzt.
   
   
3. Besondere Bedingungen
   Auch wenn die Ausschreibung unter “beschränkt und/oder ohne Teilnahmewettbewerb” fällt, ist das elektronische Verfahren kein Muss.

Die Erstellung, Bereitstellung der Bekanntmachung und Vergabeunterlagen sowie die Angebotsabgabe und die Vorbereitung des Zuschlags müssen elektronisch erfolgen. Die Kommunikation zwischen Krankenhaus (Auftraggeber) und Bieter erfolgt dabei online über eine eVergabe-Plattform. Sie können als Auftraggeber Ihren Auftrag auf dieser Plattform veröffentlichen. Bieter können diese online einsehen und bei Interesse ein Angebot abgeben. Sobald die Frist abgelaufen ist, können Sie die Angebote bewerten und ggf. den Auftrag erteilen.

Als Auftraggeber sind die folgenden Aspekte wichtige Kriterien für eine ordnungsgemäße Dokumentation im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung:

• Bekanntmachung des Auftrags
• Nachweis des fristgerechten Eingangs
• Rechtsverbindlichkeit der Angebote
• Manipulationssichere Öffnung
• Vergabe des Zuschlags
• Archivierung

Damit Sie der Bereitstellung dieser Anforderungen (via eVergabe-Plattform) nachkommen können, benötigen Sie einen Computer, einen Internetzugang und in gesonderten Fällen ein elektronisches Zertifikat für die elektronische Signatur.

Die eVergabe spart hohe Kosten für Erstellung der Versendung der Ausschreibungsunterlagen, Archivierung der Dokumente, etc. Sie kostet aber auch Geld - für die Nutzung der eVergabe Plattform Ihrer Wahl. Hinzu können auch noch Kosten für ein Vergabemanagementsystem kommen, wenn dieses gewünscht ist. Beim Deutschen Vergabeportal kostet die Nutzung mit Zugangsberechtigungen für 3 Nutzer EUR 49,00 pro Monat. Für bis zu 15 Nutzern belaufen sich die Kosten auf EUR 149,00 pro Monat.

Für die genannten Bundesländer bieten sich folgende Alternativen an:

Rheinland-Pfalz: Speziell für Rheinland-Pfalz gibt es mit RLP Vergabekommunal eine kommunale Lösung. Die Preise für dessen Nutzung entsprechen den Preisen des Deutschen Vergabeportals.

Brandenburg: Hier können Auftraggeber die landeseigene Vergabeplattform Brandenburgs kostenlos nutzen.

Nordrhein-Westfalen: Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen können die Vergabeplattformen Rheinland, Metropole Ruhr und Westfalen nutzen. Die Kosten sind von der Größe der Kommune abhängig - bei bis zu 99.000 Einwohnern kostet die Nutzung monatlich EUR 125,00. Es können beliebig viele Nutzer zugreifen und beliebig viele Ausschreibungen eröffnet werden.

Die eVergabe ist keine lästige Neuerung, die es umzusetzen gilt, sondern bietet tatsächlich viele Vorteile, von welchen Sie profitieren können.

1. Einsparung von Kosten
   Dem Bundesministerium zufolge beliefen sich jedes Jahr die Prozesskosten auf ca. EUR 14 Mrd. mit ca. EUR 7 Mrd. Kosten für Erstellung und Wertung. Nun braucht es keinen Platz mehr für Unmengen an Aktenordnern für Ausschreibungsunterlagen, der Geld kostet. Papier und Tinte sowie die hohen Kosten für Sendungen ins In- und Ausland entfallen. Die eVergabe bietet ein erhebliches Potential an Kosteneinsparungen.
2. Rechtssichere Übermittlung ohne zusätzlichen Aufwand
   Ausschreibungsunterlagen müssen nicht mehr quer übers Land oder über Landesgrenzen hinaus postalisch (unabgesichert) verschickt werden. eVergabe Plattformen übernehmen die Verschlüsselung sowie die rechtlich abgesicherte Übermittlung.
3. Zeitersparnis und kürzere Fristen
   Auftraggeber profitieren von Zeitersparnissen durch die Digitalisierung sämtlicher Unterlagen. Fristen können sie so weiter verkürzen.
4. Zugriff jederzeit und qualitativ bessere Ausarbeitungen
   Vergabeunterlagen sind durch das elektronische Vergabesystem online jederzeit verfügbar. So bleibt mehr Zeit für die Bearbeitung der Angebote und Auftraggeber profitieren von besseren Ausarbeitungen.
5. Verstärkte Transparenz und Wettbewerb
   eVergabe macht durch die Onlinepräsenz der Ausschreibungen das Vergabeverfahren transparent. Diese Transparenz wirkt sich positiv auf die Anzahl der Teilnehmer aus, sodass ein gesunder Wettbewerb möglich wird.
6. Standardisierung von Prozessen
   Anstelle von unterschiedlichen Formularen in unterschiedlicher Form nutzen Vergabeplattformen die gleichen Formulare. Nicht zuletzt dieser Umstand hilft die Dokumente und Vorgänge zu standardisieren und zu einem reibungslosen Prozess zu verhelfen.